IT-Workshop: Büroorganisation mit MS Outlook

Im Seminar wird ein Fokus auf einfache Prioritätensetzung, eine effektive Wochenplanung, funktionierende Tagespläne und Terminkoordination gelegt. Außerdem geht es darum, wie Fakten und Notizen einfach verwaltet werden können und wie die automatische Durchführung immer wiederkehrender Abläufe und das schnelle und effiziente Versenden von Serienbriefen bzw. Serienemails - ohne nebenbei zusätzliche Excel-Listen führen zu müssen - gut gelingt. Zusätzlich wird auf die Verknüpfungen von Outlook mit MS-OneNote sowie MS Teams genauer eingegangen, um Ihnen auch die Organisation von Terminen oder Aufgaben im Teamwork zu erleichtern.

Inhalte:

• Outlook an die eigenen Bedürfnisse anpassen

• Den Posteingang organisieren und das Arbeiten mit mehreren Postfächern

• Verwalten der täglichen Prioritäten und Informationen, Zeitmanagement mit MS Outlook

• Outlook automatisieren: Regeln, Quicksteps, der Abwesenheitsassistent, automatische Formatierungen und Textbausteine als hilfreiche Möglichkeiten im Arbeitsalltag

• Das ewige Suchen – wie finde ich was sich suche, Anpassen der Suchfunktionen und Suchordner, Tipps zum Verwalten von E-Mails

• Verwalten von Postfächern – Archivieren und Online-Archive, Umgang mit freigegebenen Ordnern

• Erstellen von Signaturen, Anpassungen an die CI vornehmen, benutzerdefinierte Outlook-Optionen

• Maßnahmen zum Schutz vor Junk-E-Mails, Verteilung vertraulicher Informationen

• strukturiertes und organisiertes Arbeiten mit der Aufgabenleiste

• der Outlook-Kalender und seine Möglichkeiten

• Arbeiten mit Ressourcen und Planungskalendern

• Kalender freigeben und das Arbeiten im Team

• Erstellen von Terminen / Besprechungen / Serienterminen und richtiger Umgang mit Änderungen und Absagen

• Erstellen von Online-Terminen mit MS Outlook bei Teams oder Zoom und worauf bei der Erstellung zu achten ist

• effizientes Anlegen und Verwalten von Kontakten und Verteilerlisten

• Freigeben von Ordnern und Teamwork in der Datepflege

• Importieren und Exportieren von Kontakten, Erstellen von Serienbriefen und Mails mittels der Outlookkontakte

• Verknüpfung zu MS-OneNote sowie MS Teams und ihre umfangreichen Möglichkeiten für das online Arbeiten im Team

• Kurze Einführung in MS One-Note und Vorstellung der Möglichkeiten für die Selbst- und Teamorganisation

Lernziele:

Dieses Seminar vermittelt Ihnen das Rüstzeug, um die Organisation Ihrer Bürokommunikation mit Microsoft Outlook nachhaltig zu vereinfachen: vom E-Mailversand, der Terminverwaltung und Terminplanung über die Nutzung von Aufgaben, die Verwaltung Ihrer Kontakte und die Arbeit im Team. Sie lernen Informationen gezielt im Griff zu behalten und auch wiederholte Aufgaben optimal und zeitsparend mit Outlook zu erledigen. Das Ziel ist eine Optimierung der Kommunikation, Arbeitsorganisation und Zeitplanung – weniger Hektik und Stress und mehr Zeit für das Wesentliche.

Voraussetzungen:

grundlegende Office Kenntnisse und Grundkenntnisse von MS Outlook

Empfehlung: 

Wir empfehlen Ihnen für diesen Kurs, mit zwei Bildschirmen zu arbeiten. Sie können sich alternativ mit einem Laptop und dem Tablet einwählen. Das Verwenden von zwei Bildschirmen bietet Ihnen den Vorteil, gleichzeitig in den Programmen zu arbeiten und die Erklärungen in der Videokonferenz zu sehen. Selbstverständlich können Sie auch nur mit einem Bildschirm am Kurs teilnehmen.

Format:

Ein wesentliches Qualitätsmerkmal unserer Seminare sind die begrenzten Gruppengrößen. Dieses Seminar wird in der Regel mit 8 bis 16 Teilnehmer*innen durchgeführt.