IT-Workshop: Büroorganisation mit MS Outlook

"Wunderbare Fortbildung, sehr umfangreich aber dementsprechend hilfreich. Frau Zeidler ist eine der sympathischsten Referent*innen aller Zeiten. Das Thema wurde gut aufbereitet und sowohl Neulinge als auch Fortgeschrittene kommen auf ihre Kosten. Vielen lieben Dank, hat sehr Spaß gemacht (soweit man das über Outlook sagen kann :-) !" ...sagte ein*e Teilnehmer*in

In den meisten Organisationen findet die tägliche Arbeit in Outlook statt – und zugleich ist es das Werkzeug, das am wenigsten bewusst eingerichtet wird. In diesem Workshop lernen Sie, wie Sie Ihre E-Mails, Aufgaben und Termine klar strukturieren, Prioritäten im Blick behalten und aus der täglichen Flut an Informationen ein verlässliches persönliches Organisationssystem machen. Dabei geht es auch um die enge Verzahnung von Outlook mit To Do und Planner sowie um Assistenzfunktionen, die bei langen E-Mail-Verläufen und der Vor- und Nachbereitung von Terminen unterstützen. Das Ziel besteht darin, ein System zu etablieren, das auch dann noch funktioniert, wenn eine Woche hektisch war, ein großes Team organisiert gehört oder mehrere Postfächer verwaltet werden müssen.

Aufbau:

Das Seminar ist in mehrere Blöcke gegliedert:

1. das Postfach (Struktur, Regeln, Mailflut)

2. die Termine (Kalenderführung, Vor- und Nachbereitung)

3. Kontakte und Kontaktverwaltung

4. die Aufgaben (Nachverfolgung, allein und im Team, Outlook / MS To Do und Planner)

5. MS OneNote – eine Kurzeinführung als Unterstützung für die Organisation

Die Assistenzfunktionen werden nicht als eigener Block behandelt, sondern jeweils dort, wo sie im Ablauf hingehören.

Inhalte:

• Outlook effizient organisieren und personalisieren
  (Outlook an individuelle Arbeitsweisen anpassen, Posteingang strukturieren, E-Mail-Flut reduzieren und effiziente Ablagestrategien nutzen)

• E-Mails automatisieren und Prozesse beschleunigen
  (QuickSteps, Regeln, Kategorien, Textbausteine und Abwesenheitsassistenten für wiederkehrende Aufgaben einsetzen)

• Aufgaben- und Selbstmanagement mit Outlook und Microsoft To Do
  (Aufgaben aus E-Mails ableiten, priorisieren, terminieren und systematisch nachverfolgen)

• Zusammenarbeit und Planung im Team
  (Planner nutzen, Zuständigkeiten und Fristen verwalten, gemeinsame Aufgaben koordinieren und den Teamüberblick behalten)

• Kalender professionell nutzen
  (Termine effizient planen, Serientermine verwalten, Abwesenheiten koordinieren sowie gemeinsame Kalender einsetzen)

• Microsoft Copilot, Kontakte und moderne Assistenzfunktionen
  (E-Mails KI-gestützt erstellen und optimieren, Nachrichtenverläufe zusammenfassen, Termine vorbereiten, Kontakte und Verteilerlisten professionell verwalten sowie Chancen, Grenzen und Datenschutz beim KI-Einsatz berücksichtigen)

Lernziele:

Nach dem Workshop können Sie

• Outlook als zentrale Plattform für E-Mail-, Termin- und Aufgabenmanagement effizient nutzen

• Ihren Posteingang strukturiert organisieren und E-Mails systematisch bearbeiten

• Aufgaben aus E-Mails erfassen, priorisieren und zuverlässig nachverfolgen

• Termine, Besprechungen und Kalender professionell koordinieren

• Aufgaben und Arbeitsabläufe im Team transparent gestalten

• Wiederkehrende Prozesse durch Automatisierungen vereinfachen

• Mit freigegebenen Postfächern und gemeinsamen Ressourcen sicher arbeiten

• Outlook mit Teams, To Do, Planner und OneNote vernetzt einsetzen

• Moderne Assistenz- und KI-Funktionen gezielt nutzen und deren Ergebnisse kritisch bewerten

• Die persönliche Organisation und Zusammenarbeit im Team nachhaltig verbessern und beschleunigen

Methodik:

• Impulse

• Live-Demonstrationen

• praktische Übungen im eigenen Postfach

• Reflexion der eigenen Arbeitsgewohnheiten

• kollegialer Austausch

Zielgruppe:

Mitarbeitende in Verwaltung, Assistenz, Sekretariat, Fachbereichen und Leitung, die täglich mit Outlook arbeiten und ihre Selbst- und Teamorganisation verbessern möchten.

Voraussetzungen:

grundlegende Office Kenntnisse und Grundkenntnisse von MS Outlook

Empfehlung: 

Für diesen Kurs empfehlen wir Ihnen, mit zwei Bildschirmen zu arbeiten. Alternativ können Sie sich auch mit einem Laptop und einem Tablet einwählen. Der Vorteil der Verwendung von zwei Bildschirmen ist, dass Sie gleichzeitig in den Programmen arbeiten und die Erklärungen in der Videokonferenz sehen können. Selbstverständlich können Sie auch mit nur einem Bildschirm am Kurs teilnehmen.

Hinweis: Wir bieten unsere Seminare auch als Inhouse exklusiv für Ihre Einrichtung an. Sprechen Sie uns gern an und fordern Sie ein unverbindliches Angebot an, unter: https://akademiesued.org/inhouse