Gestaltung und Optimierung von Dienst- und Schichtplänen in sozialen Einrichtungen

Die Dienst- und Schichtplangestaltung in sozialen Einrichtungen leidet häufig unter traditionellen „Dogmen“ der Arbeitszeitgestaltung, zum Beispiel:

• In Dienstplänen wird die Vertragsarbeitszeit vollständig verplant - besondere Betreuungsangebote und die Vertretung von Ausfallzeiten sind dann oft nur mit Überstunden zu bewältigen;
• Abwesenheits- und Ausfallzeiten sowie Verminderungen der Soll-Arbeitszeit durch Feiertage und der Zeitbedarf für variable Leistungen zusätzlich zum „Standardprogramm“ werden unterschätzt; das effektiv verfügbare Arbeitszeitbudgets wird überschätzt.
• Es bestehen keine systematischen Vorkehrungen für die Vertretung kurzfristige eintretender Personalausfälle, diese werden durch improvisiertes „Holen aus dem Frei“ kompensiert, was organisatorisch aufwändig ist und einen Eingriff in notwendige Regenerationszeiten darstellt.
• Für Vollzeitbeschäftigte wird die Arbeitszeit auf mehr als 5 Tage pro Woche verteilt - was zwar zulässig ist, aber für Mitarbeitende oft wenig attraktiv.
• Schlafbereitschaften lösen (insbesondere in der Kinder- und Jugendhilfe) durch die gesetzlich zwingende Ruhezeit ein „Minussyndrom“ bei der Erreichung der Soll-Arbeitszeit aus, während zugleich die gesetzlich zulässige Arbeitszeit überschritten wird.

Inhalt:

1. Tag: Der Weg zum bedarfs- und mitarbeitergerechten Dienst- oder Schichtplan

• Ermittlung von Besetzungsbedarf und Personalbedarf mit Hilfe einfacher Excel-Tools (werden allen Teilnehmer*innen per Mail zur Verfügung gestellt!), wie z.B. der Excel-Arbeitshilfe Besetzungsbedarf und Dienststruktur
• Erarbeitung von Tagesbesetzungsprofilen
• Umsetzung von Tagesbesetzungsprofilen in Standard-Einsatzzeiten
• Konstruktion durchlaufender Dienst- oder Schichtpläne (unter Zuhilfenahme des Excel-Tools AZK-Rahmenplan)
• Flexibilisierung von Dienst- und Schichtplänen
• Möglichkeiten der rechtssicheren Vertretung von Ausfallzeiten
• Verbesserung der Verlässlichkeit von Arbeitszeit und Freizeit

2.Tag: Rechtliche Rahmenbedingungen der Dienst- und Schichtplangestaltung

Klärung offener Fragen des 1. Tages

Arbeitszeitschutzrechtliche Rahmenbedingungen der Dienst- und Schichtplanung, u. a.:

• Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeit
• Definition des „individuellen Werktages“ und „freien Tages“
• Verlängerung der Arbeitszeit durch Bereitschaftsdienst
• Verkürzung der Ruhezeit bei Rufbereitschaft
• Besondere Bestimmungen für Nacht- und Schichtarbeitnehmer
• Aufsichtspflichten und Verantwortlichkeit des Arbeitgebers

Mitbestimmungsrechtliche Fragen:

• Mitbestimmungsrechte bei der Dienst- und Schichtplanerstellung
• Mitbestimmung bei der Änderung von Dienstplänen
• Checkliste für (Rahmen-) Dienst-/Betriebsvereinbarungen für Arbeitszeit

Vergütungsrechtliche Fragen:

• Abgrenzung von „Plusstunden“ und „Überstunden“ bzw. „Mehrarbeit“
• Urlaub, Krankheit, Feiertag: Anrechnung von Ausfallzeiten in flexiblen Dienst- und Schichtplänen
• Checkliste: Gestaltung arbeitszeitbezogener Klauseln in Arbeitsverträgen

Klärung offener Fragen aus dem gesamtem Seminarprogramm

Allen Teilnehmern werden einfach zu bedienende Arbeitshilfen (Excel-Basis) zur (Arbeitszeit-)Budget- und Besetzungsanalyse und Entwicklung von Arbeitszeitmodellen zur Verfügung gestellt.