Gestaltung und Optimierung von Dienst- und Schichtplänen in sozialen Einrichtungen
Im Seminar zeigt Ihnen der Referent als erfahrener Arbeitszeitberater anhand von Praxisbeispielen, wie Sie Ihre bestehenden Dienst- und Schichtplanstrukturen optimieren. Zugleich werden die arbeitszeitschutz-, mitbestimmungs- und vergütungsrechtlichen Rahmenbedingungen der Personaleinsatzplanung mit zahlreichen Praxistipps dargestellt.
Die Dienst- und Schichtplangestaltung in sozialen Einrichtungen leidet häufig unter traditionellen „Dogmen“ der Arbeitszeitgestaltung, zum Beispiel:
- In Dienstplänen wird die Vertragsarbeitszeit vollständig verplant - besondere Betreuungsangebote und die Vertretung von Ausfallzeiten sind dann oft nur mit Überstunden zu bewältigen;
- Abwesenheits- und Ausfallzeiten sowie Verminderungen der Soll-Arbeitszeit durch Feiertage und der Zeitbedarf für variable Leistungen zusätzlich zum „Standardprogramm“ werden unterschätzt; das effektiv verfügbare Arbeitszeitbudgets wird überschätzt.
- Es bestehen keine systematischen Vorkehrungen für die Vertretung kurzfristige eintretender Personalausfälle, diese werden durch improvisiertes „Holen aus dem Frei“ kompensiert, was organisatorisch aufwändig ist und einen Eingriff in notwendige Regenerationszeiten darstellt.
- Für Vollzeitbeschäftigte wird die Arbeitszeit auf mehr als 5 Tage pro Woche verteilt - was zwar zulässig ist, aber für Mitarbeitende oft wenig attraktiv.
- Schlafbereitschaften lösen (insbesondere in der Kinder- und Jugendhilfe) durch die gesetzlich zwingende Ruhezeit ein „Minussyndrom“ bei der Erreichung der Soll-Arbeitszeit aus, während zugleich die gesetzlich zulässige Arbeitszeit überschritten wird.
Inhalt:
1. Tag: Der Weg zum bedarfs- und mitarbeitergerechten Dienst- oder Schichtplan
- Ermittlung von Besetzungsbedarf und Personalbedarf mit Hilfe einfacher Excel-Tools (werden allen Teilnehmer*innen per Mail zur Verfügung gestellt!), wie z.B. der Excel-Arbeitshilfe Besetzungsbedarf und Dienststruktur
- Erarbeitung von Tagesbesetzungsprofilen
- Umsetzung von Tagesbesetzungsprofilen in Standard-Einsatzzeiten
- Konstruktion durchlaufender Dienst- oder Schichtpläne (unter Zuhilfenahme des Excel-Tools AZK-Rahmenplan)
- Flexibilisierung von Dienst- und Schichtplänen
- Möglichkeiten der rechtssicheren Vertretung von Ausfallzeiten
- Verbesserung der Verlässlichkeit von Arbeitszeit und Freizeit
2.Tag: Rechtliche Rahmenbedingungen der Dienst- und Schichtplangestaltung
Klärung offener Fragen des 1. Tages
Arbeitszeitschutzrechtliche Rahmenbedingungen der Dienst- und Schichtplanung, u. a.:
- Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeit
- Definition des „individuellen Werktages“ und „freien Tages“
- Verlängerung der Arbeitszeit durch Bereitschaftsdienst
- Verkürzung der Ruhezeit bei Rufbereitschaft
- Besondere Bestimmungen für Nacht- und Schichtarbeitnehmer
- Aufsichtspflichten und Verantwortlichkeit des Arbeitgebers
Mitbestimmungsrechtliche Fragen:
- Mitbestimmungsrechte bei der Dienst- und Schichtplanerstellung
- Mitbestimmung bei der Änderung von Dienstplänen
- Checkliste für (Rahmen-) Dienst-/Betriebsvereinbarungen für Arbeitszeit
Vergütungsrechtliche Fragen:
- Abgrenzung von „Plusstunden“ und „Überstunden“ bzw. „Mehrarbeit“
- Urlaub, Krankheit, Feiertag: Anrechnung von Ausfallzeiten in flexiblen Dienst- und Schichtplänen
- Checkliste: Gestaltung arbeitszeitbezogener Klauseln in Arbeitsverträgen
Klärung offener Fragen aus dem gesamtem Seminarprogramm
Allen Teilnehmenden werden einfach zu bedienende Arbeitshilfen (Excel-Basis) zur (Arbeitszeit-)Budget- und Besetzungsanalyse und Entwicklung von Arbeitszeitmodellen zur Verfügung gestellt.
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