Technische Hinweise für Online Veranstaltungen

Technische Hinweise für Online-Veranstaltungen

Genutzte Videokonferenzsysteme

Für unsere Online Veranstaltungen verwenden wir hauptsächlich ZoomBigBlueButton, WebEx. In Ausnahmefällen nutzen einzelne Dozenten*innen auch andere Videokonferenzsysteme, wie beispielsweise GotToMeeting, MS Teams und Vitero Inspire.

Technische Voraussetzung zur Nutzung der Videokonferenzsysteme:

Gerade für unerfahrene Erstanwender*innen wird der Sprung in die virtuelle Besprechungswelt durch die intuitive Bedienbarkeit der genannten Videokonferenzsysteme vereinfacht. Der Zugang erfolgt ganz simpel und bequem per Internetlink. Eine Registrierung ist für Zoom, BigBlueButton, WebEx nicht zwingend notwendig. Nach der Anmeldung erhalten Sie einen Link und ein gegebenenfalls ein zugehöriges Passwort. Die Teilnehmer*innen sind zuerst ohne Kamera und Mikrofon der Online Veranstaltung zugeschaltet. Wir empfehlen das Mikrofon und die Kamera für die Veranstaltung freizuschalten. Der Dozent ist während der gesamten Online Veranstaltungen mit Kamera zugeschaltet. Fragen der Teilnehmer*innen können schriftlich über eine Chat-Funktion oder mündlich per Mikrofon gestellt werden. Bevor der inhaltliche Teil der Online Veranstaltungen startet, erfolgt eine technische Einweisung. 

Informationen zu den technischen Systemvoraussetzungen:

  • Ein mit dem Computer verbundenes USB-Headset ist wünschenswert
  • Windows PC oder Mac mit Internetanschluss (4 Mbit/s im Up-/Download)

Für Zoom, BigBlueButton und WebEx empfehlen wir die neuste Version von Firefox oder Chrome. Bitte prüfen Sie vorab, ob in den Systemeinstellungen Ihres Rechners ein Mikrofon und eine Kamera vorhanden sind und verwendet werden können. Wenden Sie sich im Zweifelfall bitte an Ihre IT-Administration. Dies betrifft auch Fälle, in denen beispielsweise eine Firewall den Zugriff auf die Videokonferenzsysteme blockiert. Bitte beachten Sie, dass auch eine VPN-Verbindung zu einer gestörten Verbindung führen kann.

Unter den folgenden Links finden Sie wichtige Hinweise zur Verwendung der Kamera und des Mikrofons zu den oben benannten Browsern:

Firefox

Chrome

Über die folgenden Links haben Sie die Möglichkeit die jeweiligen Browser herunterzuladen:

Download Mozilla Firefox

Download Google Chrome

Zusätzlicher Download von Clients

Für die Teilnahme über Zoom und Webex empfiehlt sich der Download des jeweiligen Clients vorab.

Zoom Client

WebEx Client

Durch diese Clients lassen sich die jeweiligen Funktionen im vollen Umfang nutzen. Die Teilnahme über den Browser ist ebenfalls möglich. Sie bedingt jedoch, dass diese Funktionen nur eingeschränkt nutzbar sind. Für die Teilnahme über BigBlueButton muss kein Meeting-Client heruntergeladen werden. Hier erfolgt die Teilnahme standartmäßig über den Browser.

Technik-Checks

Der Technik-Check erfolgt 15 Minuten vor dem Seminar. Hierzu wird der Raum seitens einer*s Mitarbeiters*in der Paritätischen Akademie Süd geöffnet und diese*r steht Ihnen für Fragen zur Technik zur Verfügung. Sollten Sie noch nie mit der Videokonferenzsystem gearbeitet haben, dann nutzen Sie bitte die vollen 15 Minuten, um alles zu testen. Nur so kann ein störungsfreier Ablauf der Online Veranstaltung gewährleistet werden.

Ablauf Teilnehmer*innen-Information.

Einige Tage vor dem Seminar erhalten Sie eine E‑Mail mit grundlegenden Informationen zu der jeweiligen Online Veranstaltung und den Hinweis, welches Videokonferenzsystem bei der Online Veranstaltungen verwendet wird. Zusätzlich erhalten Sie auch gleich den entsprechenden Zugangslink zu Ihrem Veranstaltungsraum.

Achtung: Mails mit dem Link können immer wieder im SPAM Ordner landen. Sehen Sie bitte auch dort nach.

Innerhalb einer Woche nach dem Seminar erhalten Sie eine elektronische Evaluation und eine Teilnahmebescheinigung per Mail.

Hinweise zur Teilnahme

Jeder Teilnehmer einer Online Veranstaltung erhält von der PAS einen Zugang. Die Nutzung des jeweiligen Zugangs ist auf diesen Teilnehmer und auf einen bestimmten Zeitraum begrenzt. Jeder Teilnehmer an einer Online Veranstaltung benötigt eine eigene Anmeldung zur Online Veranstaltung. Dies gilt auch dann, wenn mehrere Teilnehmer der Online Veranstaltung von einem Computer oder einem sonstigen geeigneten Endgerät aus teilnehmen. Eine Weitergabe der Zugangsdaten an Dritte ist nicht erlaubt.

Online Veranstaltungen sind ausschließlich zum vorgesehenen Termin in Echtzeit verfügbar und können nicht nachträglich abgerufen werden. Die Aufzeichnung von Inhalten der Online Veranstaltungen durch Teilnehmer und deren Weitergabe an Dritte (auch auszugsweise) ist ohne Zustimmung der PAS nicht gestattet. Wenn Online Veranstaltungen aufgezeichnet werden, teilen wir Ihnen das im Vorfeld mit und bitten um eine Zustimmung. Es ist untersagt, Bild- oder Tonaufnahmen der Webinare mittels technischer Hilfsmittel aufzuzeichnen, auszulesen, zu kopieren oder weiterzuverarbeiten.

Ergänzende Datenschutzhinweise für Online Veranstaltungen der Paritätischen Akademie Süd gGmbH

Videokonferenzsysteme

Im Rahmen der Nutzung unserer Videokonferenzsysteme werden personenbezogene Daten verarbeitet. Hier über möchten wir Sie im Folgenden informieren

BigBlueButton

Bei der Teilnahme an einer BigBlueButton Videokonferenz ohne eigenes Nutzerkonto werden neben Bild- und Tondaten, zusätzliche Daten zur Online Veranstaltung verarbeitet: Name des Raumes, IP Nummer der*s Teilnehmers*in und Informationen zum genutzten Endgerät, Browserkennung, Gerätetyp, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Name des/der Teilnehmenden.

Je nach Nutzung der Funktionen in einer Videokonferenz fallen Inhalte von Chats, gesetzter Status, Eingaben bei Umfragen, Beiträge zum geteilten Whiteboard, durch Upload geteilte Dateien und Inhalte von Bildschirmfreigaben an.

Es werden folgende Audio‑, Video- und Textdaten der Teilnehmenden übertragen:

  • Dauer des Meetings, E‑Mail-Adresse, Name oder andere Daten, die Teilnehmende eingeben, um sich im Meeting zu identifizieren, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme von Teilnehmenden.

Eine Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte findet nicht statt. Der Standort der Datenverarbeitung ist Deutschland.

Zoom

Das Videokonferenzsystem Zoom kommt in der Mehrheit unserer Online Veranstaltungen zum Einsatz.

Bei der Teilnahme an einer Zoom Videokonferenz werden folgende Daten zur Sicherstellung des technischen Betriebs, zur Störungsbehebung und zur Fehleranalyse verarbeitet:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen. Informationen zum Betriebssystem und Client-Version

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an Webinaren bzw. Online-Seminaren teilzunehmen müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Ferner werden folgende Daten übertragen

Dauer des MeetingsBeginn und Ende (Zeit) der Teilnahme von Teilnehmenden, Chat-Status

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir sind über ein Rechenzentrum in Europa mit dem globalen Zoom-Netzwerk verbunden. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Webex

Bei der Teilnahme an einer WebEx Videokonferenz werden folgende Daten zur Sicherstellung des technischen Betriebs, zur Störungsbehebung und zur Fehleranalyse verarbeitet:

Bei der Nutzung von „Webex“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Wenn Sie bei „Webex“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Webex“ gespeichert werden.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen, Informationen zum Betriebssystem und Client-Version

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Dies umfasst auch geteilte Dokumente und Präsentationsmaterialien Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Webex“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Cisco Webex“ ist ein Service der Cisco Systems, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet gleichwohl nur in Bezug auf die Vertragsdaten in einem Drittland statt. Die weiteren personenbezogenen Daten, insbesondere die der Meeting-TeilnehmerInnen werden ausschließlich auf Servern in der EU verarbeitet.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die es erforderlich machen.

Unsere aktuellen Hinweise zum Datenschutz finden Sie hier.